Picture it; een directeur en twee functionarissen vormen samen met hun secretaressen een hecht team. De directeur is een energieke lady die goed weet wat ze wil. Ze is makkelijk benaderbaar, heeft een groot gevoel voor humor en is duidelijk in haar communicatie. Haar netwerk is groot en haar contacten zijn divers. Als secretaresse vorm je, samen met een professionele parttime collega, het eerste aanspreekpunt voor de stakeholders van de organisatie. De workload wordt in overleg tussen de secretaressen verdeeld. 

Kerntaken

• Voeren van het agendabeheer; plannen, maken en voorbereiden van afspraken.
• Toezien op de opvolging van gemaakte afspraken.
• Afhandelen van het telefoonverkeer; zaken zoveel als mogelijk zelfstandig afhandelen.
• Beheren van emailboxen.
• Plannen en voorbereiden van interne overleggen (waaronder het verzamelen van documenten).
• Notuleren van verschillende in- en externe vergaderingen (die incidenteel in de avonduren plaatsvinden).
• Bewaken en opvolgen van actiepunten en deadlines. 
• Vormen van het eerste aanspreekpunt van voor de organisatie belangrijke stakeholders.
• Afhandelen van ad-hoc verzoeken. 
  
  

Aanbod

• Rechterhand van een stevige manager met wie het top samenwerken is.
• Spin in het grote netwerk van de organisatie. 
• Werken in een profi team aan een dienstverlening die ertoe doet. 
• Goed bereikbaar per eigen en openbaar vervoer. 
  
  

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tot € 4250 bruto per maand op basis van 40 uur per week.
• 13 maanden salaris per jaar.
• 8% vakantiegeld.
• 32 verlofdagen per jaar.
• Vergoeding reiskosten.
  
  

Succesfactoren

• MBO4+ werk- en denkniveau. 
• Meerjarige ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing Nederlands. 
• Vaardig met MS Office. 
• Prettig, extrovert persoon, sociaal vaardig. Professioneel in presentatie en uitvoering van werkzaamheden. Kwaliteitsgevoelig, sterk proactief. Meedenker die durft te verbeteren. Loyale teamplayer die zelfstandig werkt.