Specialist in office ondersteuning
Espaz, voor een antwoord op alle vragen rondom office ondersteuning. Vacaturevervulling, coaching, mentoring, training en procesoptimalisatie.

 

Espaz is gespecialiseerd in vacaturevervulling. Daarnaast richten wij ons op coaching, mentoring en training, al dan niet in combinatie met het optimaliseren van werkprocessen. Periodiek organiseren wij Masterclasses rondom een actueel HR-thema.

VACATUREVERVULLING

Espaz zorgt voor de continuiteit van uw personeelsbezetting. U kunt zich tenslotte geen gaten permitteren. En dat hoeft ook niet! Wij nemen u werk uit handen en leveren snel de juiste oplossing. 

Espaz verzorgt de werving en selectie van office ondersteunende functies op MBO (+) en HBO-niveau. Vaste en tijdelijke vacatures op het gebied van secretariële ondersteuning, facility, marketing, sales, HRM en procesondersteuning. Van onze kandidaten vragen wij een afgeronde opleiding op niveau MBO-4 / HBO of werkervaring op dit niveau. 

Projectvacatures
Binnen vacaturevervulling vormt het projectenveld een aparte discipline. Espaz levert ondersteuning voor projectteams in de vorm van projectmedewerkers, project management officers PMO), project management assistants (PMA) en projectsecretaressen. Professionals, in meer of mindere mate, ervaren op het gebied van organisatie, budgetbeheer en voortgangscontrole. Thuis in hedendaagse tools ter ondersteuning van documentbeheer (o.a. SharePoint), planning en communciatie en bekend met projectmanagementmethodieken als Prince2 en werkwijzen als Scrum en Agile.

Ook voor projectvacatures aan het juiste adres

Vast
- werving en selectie of uitzenden uitlopend naar vaste dienst

Vaste vacatures vervullen wij op basis van werving en selectie. De kandidaat treedt direct bij u in dienst. De ideale formule als u een kandidaat vanaf dag 1 aan u wilt binden en het risico van uitval wilt beperken. Bekijkt u liever wat langer dan de reguliere proeftijd of de samenwerking naar wens verloopt, dan is het inhuren van een uitzendkracht de oplossing. Overtuigd van het functioneren? Dan treedt de uitzendkracht bij u in dienst. 

Tijdelijk
- uitzenden, detachering of freelance

Heeft u tijdelijk behoefte aan ondersteuning, dan zijn wij er voor u. Ziekte, zwangerschap, een piek in de werkzaamheden, een project of een andere aanleiding om invulling te geven aan uw flexibele schil? Wat de reden ook is van uw tijdelijke behoefte aan personeel; wij leveren u de kandidaat die u zoekt. Bij u op locatie of een via een virtual assistant. U zegt wat u liever heeft. Op welke basis wij de tijdelijke kracht inzetten is aan u. Gaat u voor een uitzend- of detacheringskracht of geeft u de voorkeur aan een freelancer? Allen vervullen tijdelijke vacatures. De uitzend- en detacheringskracht op basis van de spelregels, opgesteld door de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU), de freelancer conform de actuele wet- en regelgeving.

Uitbesteden selectieprocedure
U heeft zelf een advertentie geplaatst, bijvoorbeeld via social media, en wordt onplezierig verrast door het grote aantal reacties. Het ontbreekt u aan tijd om zelf de sollicitatieprocedure te voeren. Espaz neemt u het werk uit  handen en verzorgt het selectieproces, van A tot Z. Als verlengstuk van uw organisatie, met uw gevoel voor kwaliteit en PR.

Basis: u heeft zelf een advertentie geplaatst en besteedt de selectieprocedure aan ons uit. Uw doel: het aannemen van de beste kandidaat. Uitdieping: wij ontvangen van u een vacatureprofiel en bespreken de ins en outs van de vacature. Wij verzorgen het totale selectieproces. Selectie: wij beoordelen de CV’s en beantwoorden de respondenten. Met geselecteerde kandidaten voeren wij persoonlijke interviews. Paspoort en diploma's worden gecheckt, referenties nagetrokken. Aanname: de beste kandidaten introduceren wij schriftelijk en wij assisteren desgewenst bij de aanname van de gekozen kandidaat. Wij regelen de gehele logistiek rondom afwijzingen en vervolggesprekken. Desgewenst gaan wij voor niet aangenomen kandidaten op zoek naar een andere baan.

COACHING

Professionals in een office functie beter laten functioneren door coaching. Op individuele basis of in een groep. Of het nu gaat om het verbeteren van de samenwerking of het makkelijker omgaan met veranderingen. Espaz weet er alles van! Onze professionele coaches geven invulling aan uiteenlopende vraagstellingen. Het geven van feedback, ontvangen van kritiek, de consequenties zien van het eigen gedarg, het ontbreken van assertiviteit, het zijn allemaal aanleidingen geweest om Espaz in te schakelen op het gebied van coaching. Na een gedegen voorbereiding waarin wij samen met u de vraagstelling formuleren, wordt in een aantal coachingsgesprekken invulling gegeven aan de vraag. 

MENTORING

Van mentoring is sprake als de coach als meewerkend voorman of -vrouw werkzaam binnen uw organisatie. Vanuit deze rol wordt praktische ondersteuning geboden worden medewerker on the job gecoacht. Zowel op vaardigheden als op de manier waarop wordt gewerkt. Gekeken wordt naar zaken as de inrichting van de werkprocessen, ontsluiting van de informatie, efficiency en automatisering. Onderzocht wordt of de wederzijdse verwachtingen helder zijn, in hoeverre hieraan wordt voldaan, op welke punten en hoe verbeteringen kunnen worden aangebracht. Zowel op taakniveau als in het persoonlijk functioneren. 

Per vraag worden de werkwijze en duur van het traject bepaald. Mentoring is in de praktijk vaak onderdeel van een traject waarbij werkprocessen worden geoptimaliseerd. 

PROCESOPTIMALISATIE

Soms is het nodig werkprocessen in uw organisatie aan te scherpen of te optimaliseren. Bijvoorbeeld wanneer een team of afdeling niet optimaal functioneert. Redenen van disfunctioneren zijn divers, maar vinden veelal hun oorsprong in onduidelijkheid over verwachtingen, bevoegdheden, werkprocessen en communicatie. Espaz biedt oplossingen aan opdrachtgevers over vraagstellilngen die spelen binnen secretariaten of teams van management ondersteuners. Een dergelijk project krijgt invulling op maat. Aan de hand van een door alle partijen goedgekeurd projectplan worden de werkzaamheden uitgevoerd, vinden rapportages plaats, zijn er nazorgmomenten en intervisies. Gedurende de implementatiefase werkt de adviseur als meewerkend voorman of -vrouw binnen het team voor een optimale sturing en begeleiding. 

TRAINING

Espaz verzorgt trainingen op het gebied van persoonlijke ontwikkeling binnen een zakelijk kader. Soms specifiek gericht op management ondersteuners, soms op een bredere doelgroep. Ten grondslag aan ons trainingsaanbod ligt de overtuiging dat het altijd beter kan. En dat we beter willen. Uw medewerkers willen vinden en groeien. Als organisatie wilt u binden en boeien. Wensen die het uitgangspunt vormen voor het trainingsaanbod van Espaz.

De trainingen zijn motiverend en ja, ook best een beetje confronterend. Ze vragen om lef en een kwetsbare opstelling. Ze zijn veilig en kleinschalig. Ze zorgen voor nieuwe invalshoeken en persoonlijke groei. Kortom; ze zijn geschikt voor ambitieuze professionals die meer uit zichzelf èn hun organisatie willen halen. De trainingen worden samengesteld in nauwe samenwerking met u en binnen de formule in company verzorgd. 

Daarnaast organiseren wij geregeld masterclasses op HR-gerelateerd gebied. Aanleiding kunnen zijn ontwikkelingen binnen het vakgebied of aangescherpte wetgeving. De masterclasses zijn inspirerend en bieden de gelegenheid in een prettige entourage ervaringen uit te wisselen met vakgenoten. Deelname aan de masterclasses is mogelijk op uitnodiging.

logo KraaijvangerLisa Martin, directie assistant Kraaijvanger Architects

"Al 12 jaar verloopt de samenwerking naar volle tevredenheid. Ik kan Espaz aanraden!"