Over trends in de wereld van de office ondersteuner en HR.

Wordt recruitment een dood-geautomatiseerde invuloefening? Als intermediair hebben wij de luxe van twee klanten. De opdrachtgever en de kandidaat. Met beide partijen onderhouden we een zo persoonlijk mogelijk contact. Elkaar kennen vormt de basis van een succesvolle samenwerking. 

Aantal marktplaatsen externe inhuur stijgt rap
Zeker als het gaat om onze corebusiness; ervoor zorgen dat ondersteuner en manager een optimaal team vormen met een lange houdbaarheid. Om een goede match tussen vraag en aanbod te kunnen maken is het van groot belang te weten welke eisen partijen stellen en wat zij elkaar te bieden hebben. Niet alleen qua kennen en kunnen, maar ook en misschien wel vooral hoe zij elkaar aanvullen op het menselijke vlak. Met de voortschrijdende automatisering binnen recruitment stijgt het aantal marktplaatsen voor externe inhuur rap, al dan niet ingegeven door de aanbestedingsverplichting. Genoemde marktplaatsen zijn digitale omgevingen die de inhuur van externen transparanter, eerlijker en makkelijker zouden moeten maken. Grootgebruiker is de overheid, maar meer en meer maken ook profit organisaties gebruik van dergelijke systemen.

Niet blij
Worden we er blij van, in recruitmentland? ‘We’ is een wijd begrip. Ik kan uiteraard niet voor anderen spreken, alhoewel ik de negatieve signalen uit de markt ken. Laat ik mij beperken tot onze eigen organisatie. Nee, wij worden niet blij van marktplaatsen. In de huidige vorm. Dat is op zich jammer want niemand kan tegen transparanter, eerlijker en makkelijker zijn. Punt is dat de doelstellingen alles behalve worden gehaald.

Partijen maken gebruik van heel veel verschillende platforms die qua werking allemaal anders zijn. Van uniformiteit is geen sprake. Elke keer weer moet de gebruiker het wiel opnieuw uitvinden. Dat is een gemiste kans. Zeker als het gaat om bijvoorbeeld een partij als de overheid en direct aanverwante organisaties die vallend onder één noemer toch in staat zouden moeten zijn van één systeem gebruik te maken en daarbinnen ook eenduidige spelregels toe te passen, want ook daar schort het vaak aan. Om nog maar niet te spreken over het ontbreken van een onafhankelijk controleorgaan en inzicht voor gebruikers om te zien of de regels zijn nageleefd.  

Formats en detailvragen
Uit het systeem destilleer je als intermediair informatie die nodig is om de vacature te vervullen. De functiebeschrijving vormt in veel gevallen de basis. Deze is, als eenmaal de schuilplaats is ontdekt, op zich eenvoudig te ontsluiten. De beschrijving geeft o.a. inzicht in de eisen waaraan de kandidaat moet voldoen; opleiding, globale werkervaring, automatiseringskennis en aanvullende wensen. Elementen waarmee in de regel uitstekend te werken valt. Is de kandidaat gevonden, dan begint het echte gevecht. Naast het verstrekken van allerhande documenten in strak voorgeschreven formats, dienen tientallen detailvragen te worden beantwoord. “Hoe lang in de laatste 2 jaar voorafgaand aan de meest recente overheidservaring heeft de kandidaat gewerkt met systeem X en meer specifiek met toepassing Y”. Geen kandidaat die zijn of haar CV op een dergelijke wijze heeft opgesteld dus overleg met de achterban is altijd noodzakelijk. Niet handig als de deadline strak is gesteld en de kandidaat pas in de avonduren aanspreekbaar is.

DAS invuloefening

Prijsschieten
Aan de vragen zijn criteria en punten verbonden waarmee we komen in de fase prijsschieten. De criteria variëren van Knock Out (“u heeft niet gewerkt met systeem X versie Y, dan bent u niet geschikt voor deze baan”, u gaat af via de uitgang, tot “u scoort bij deze vraag 50 punten”, gefeliciteerd, “u bent door naar de volgende ronde”, in dit geval, naar de volgende vraag. Ik ken vakgenoten die uit opportunisme en pure frustratie vragen standaard bevestigend beantwoorden. Dit onder het mom ‘we zien wel waar het schip strandt’. Ik kan me er iets bij voorstellen, maar het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.

Invuloefening
Door de met goede bedoelingen ingestelde marktplaatsen dreigt het recruitment proces te verworden tot een dood-geautomatiseerde invuloefening zonder enige nuance en menselijk contact. Veel systemen zijn rigide, gebruiksonvriendelijk, inefficiënt en tijdrovend. Alles behalve transparant, eerlijk en makkelijk.

Verdrietig
As ik HR-functionaris zou zijn binnen een organisatie die gebruik maakt van een hoofdpijn marktplaats, dan zou ik mij zeer verdrietig en niet serieus genomen voelen. Mijn expertise en mensenkennis doen er simpelweg niet toe. Het scouten van potentieel, bijvoorbeeld, wordt door het systeem tot een minimum beperkt. We weten het allemaal: je laten verrassen en het ontdekken van de parels krijg je door buiten de box te denken en eisen flexibel te hanteren. Per persoon in te schatten of deze zich snel tot het gewenste niveau kan ontwikkelen waarbij natuurlijk geldt dat de basis goed moet zijn.

Kandidaat niet serieus genomen
De kandidaat wordt eigenlijk niet serieus genomen. Een slimme sollicitant die niet beschikt over ervaring met systeem X versie Y kan op basis van handigheid met andere automatiseringssystemen in no time up to speed zijn in het maatwerksysteem van de opdrachtgever maar ja, hoe je overtuig deze ervan. Niet, is het antwoord. A. kent het systeem geen ruimte voor potentie – je voldoet aan de eisen of je voldoet niet - en B. is er niemand aanspreekbaar, alle contacten verlopen digitaal. De mens komt pas in beeld nadat de invuloefening is afgerond. En is het dan gelukt een kandidaat voor te stellen en wordt deze onverhoopt afgewezen, dan gaat dit vaak in een standaardzin zonder enige inhoudelijke motivatie.

Een uiterst onbevredigende situatie. Als intermediair nemen wij onze klanten serieus, zowel de opdrachtgever als de kandidaat. Niets zo frustrerend om de sollicitant die vaak zijn of haar  uiterste best heeft gedaan om het CV op details aan te vullen, vragenformulieren in te vullen en motivatiebrieven te schrijven, geen inhoudelijke terugkoppeling te kunnen geven waarom de keuze niet op hem of haar is gevallen.

Eerlijk transparant en makkelijk
Begrijp me goed, ik ben zeer voor digitale hulpmiddelen en gebruik ze graag. Ik ben helemaal voor transparant, eerlijk en makkelijk. Van klaagzangen hou ik niet. Zo is dit artikel ook niet bedoeld. Zie het meer als een oproep om ons mooie HR-vak te behoeden voor uitholling en het menselijk aspect in het recruitmentproces niet te verliezen. Systemen slim te gebruiken zodat een optimaal resultaat gewaarborgd is. Luisteren naar de ervaringen in het veld. Omdat het ons allemaal ten goede komt. 

Aanmelden voor nieuwsbrief

Naam(*)
Ongeldige invoer

E-mail(*)
Ongeldige invoer

Abboneer mij
Ongeldige invoer

Meest gelezen artikel

AVG toestemming

Jouw gegevens en privacy zijn belangrijk voor ons. Daarom hebben wij conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Europa ons...

Een vraag aan ons?

E-mail(*)
Ongeldige invoer

Vraag(*)
Ongeldige invoer