Over trends in de wereld van de office ondersteuner en HR.

Espaz start in maart met een serie trainingen  rondom Office 365, specifiek ontwikkeld voor office ondersteuners. Deze doelgroep werkt steeds meer met één of meerdere onderdelen van Office 365, maar gebruikt vaak niet meer dan het topje van de ijsberg. En dat is zonde! Onze trainer Gerda Bal, legt uit waarom.

gerda bal foto2

Doel van de Espaz trainingen is om wegwijzer te zijn naar het hele scala aan mogelijkheden! De basis is steeds de praktijk. Onze trainer is praktijkspecialist Gerda Bal. Zij heeft als hoofd secretariaat en SharePoint superuser binnen organisaties de overgang naar Office 365 en SharePoint aan den lijve meegemaakt en ondervonden hoe taai het ‘gaan werken met...’ kan zijn. Ze is daarnaast gediplomeerd SharePoint trainer. Tijd voor een kennismaking!

Wat voor trainer ben jij?
“Het trainen is mij eigenlijk aangeboren! Ik heb het altijd prettig gevonden om dingen te delen en uit te leggen. In mijn twintiger jaren was ik een tijdlang zeilinstructeur. Daar heb ik ervaren dat iedereen op een eigen manier leert, iedereen zijn of haar eigen drijfveren heeft. Ik vind het een uitdaging om die bij mensen te ontdekken. Grofweg zijn er twee groepen; aan de ene kant is er de groep die leert vanuit de theorie en aan de andere kant zijn er de doeners. Management ondersteuners zijn over het algemeen doeners en daar zijn deze trainingen dan ook op gericht. Leren van vraagstellingen uit de dagelijkse praktijk en zelf aan de slag gaan.”

Hoe heb jij Office 365 en meer specifiek SharePoint leren kennen?
“Mijn eerste kennismaking met SharePoint was in 2014. De organisatie waar ik toen werkte ging van werken vanaf de server binnen het bedrijf naar werken in de Cloud. Ik was direct enthousiast door alle mogelijkheden die ik zag, ook voor office ondersteuners!  

Ook bij een volgende opdrachtgever maakte ik de overgang naar de Cloud mee. Ik was daar onderdeel van de werkgroep die de implementatie naar Office 365 vorm gaf. Mijn taak was het om bij iedere stap te bewaken of de manier waarop de IT-afdeling de omgeving inrichtte voor de gebruiker wel functioneel zou zijn. IT-ers willen graag, door hun enthousiasme, alles tegelijk invoeren en gaan daarin voor de mensen die daadwerkelijk in de omgeving gaan werken veel te snel. Resultaat is dat uiteindelijk een klein deel van de functionaliteiten wordt benut en een heel groot deel niet. Dat is een gemiste kans!”

Wat is volgens jou het grote voordeel van Office 365 en SharePoint?
“Er zijn verschillende voordelen! Het belangrijkste pluspunt is dat het samenwerken zoveel makkelijker wordt, ook op afstand. Meer specifiek voor office ondersteuners betekent dat, dat de lijnen met de manager heel kort kunnen zijn, ook als jij of je leidinggevende op afstand werkt.

Daarnaast vind ik het heel belangrijk dat binnen deze nieuwe manier van werken, want zo mag je het gerust noemen, de rol van ondersteuner verandert. Ten goede! Door de voortdurende doorontwikkeling door Microsoft van de producten en door de continue updates, ben je verplicht om bij de les te blijven. Je belangrijkste skill is nu eigenlijk het ‘leren leren’. Een uitleg van ‘welke knoppen doen nu wat’ voldoet niet meer. Er is nergens een volledige handleiding beschikbaar. Een uitleg of tutorial per onderdeel is er wel, maar online, en daar zal je zelf naar moeten zoeken. Een positieve uitdaging, voor wie hier op de goede manier in zit.

Vaak hoor ik dat de werkdruk hoog is en dat er dus geen tijd is om er eens goed in te duiken. Dit is niet de goede benadering. Een investering in kennis levert al heel snel juist veel tijd op door het efficiënter werken. Daarnaast leidt het tot verdieping van de rol van ondersteuner. Een voorbeeld is de directiesecretaresse, die voor de SharePoint-omgeving van de directie het contentbeheer deels of helemaal zou kunnen doen. Of een afdelingsondersteuner die publicaties of verslagen beschikbaar maakt binnen de juiste groep. Veel van wat nu via de afdeling communicatie zou gaan, zou een SharePoint-vaardige ondersteuner prima op zich kunnen nemen.

Echt hoor, een ondersteuner die hier niet in meegaat, laat een kans lopen! Hier móet je gewoon op aanhaken! In de praktijk wordt het ook steeds meer gevraagd, kennis van en ervaring met Office 365.”

Waarom is de overgang naar Office 365 en SharePoint in de praktijk vaak zo lastig?
“Invoering van Office 365 wordt van bovenaf besloten en vaak heel kort door de bocht ingevoerd. De gedachte is dat de ondersteuner al doende wel leert. Ondersteuners zijn dit ook gewend, ze werken vanuit hun rol op de achtergrond in een dienstverlenende positie. Het zelf uitzoeken is niet nieuw voor deze groep. Maar in de praktijk blijkt nu dat de beperkte instructie gewoon niet voldoende is.

Werken in de Cloud vergt en andere manier van werken en een andere manier van denken. Office 365 is anders dan het “oude” Office-pakket. Er valt van alles te bedenken waardoor het nog steeds lijkt op de oude manier van werken; zo hóef je bijvoorbeeld niet naar je bestanden in de SharePoint omgeving als je je bestanden synchroniseert met je device. Je kan dan nog steeds vanuit je verkenner werken. Deze mindset leidt precies naar de situatie waar veel mensen nu tegenaan lopen; er kan veel maar hoe? Het topje van de ijsberg wordt gebruikt en zelfs van die beperkte functionaliteiten zijn veel ondersteuners niet zeker.”

Wat gaat de training de deelnemers brengen?
“Er wordt een aantal trainingen ontwikkeld. We beginnen in maart met Praktisch werken met SharePoint, een korte, intensieve training voor ondersteuners die SharePoint kennen vanuit de praktijk. Na de training, die vier uur duurt, weet je uiteraard nog steeds niet alles, maar heb je wel de durf om te zoeken naar antwoorden, de kennis om gerichter te zoeken en heb je het overzicht om te weten wat mogelijk is. Uiteraard is er ruimte voor vragen en interactie, dus ik ben blij met vragen en voorbeelden. 

Ik hoop dat ik mijn overtuiging dat werken met Office 365 en SharePoint geen hindernis is maar een kans, kan overbrengen. De laatste 20 jaar hebben ondersteuners, áls ze al een training konden volgen, zich vooral aangemeld voor workshops als Timemanagement en Assertiviteit. Die tijd is over. De trainingen rondom Office 365 zijn concreet, inhoudelijk én brengen  je direct verder in je werksituatie." 

Aanmelden voor de eerstvolgende training, Praktisch werken met SharePoint? Dat kan hier! Doe het snel van want vol = vol! 

Aanmelden voor nieuwsbrief

Naam(*)
Ongeldige invoer

E-mail(*)
Ongeldige invoer

Abboneer mij
Ongeldige invoer

Meest gelezen artikel

Meer weten over de SharePoint trainingen?

Heb je belangstelling voor de SharePoint trainingen, of in zijn algemeenheid voor de praktische 'workouts' voor office ondersteuners die Espaz...

Een vraag aan ons?

E-mail(*)
Ongeldige invoer

Vraag(*)
Ongeldige invoer