Over trends in de wereld van de office ondersteuner en HR.

Jeugdzorg Nederland organiseerde in november vorig jaar een Meet & Greet voor de bestuurssecretariaten van haar leden. Thema: het toekomstgerichte secretariaat. Digitalisering biedt nieuwe mogelijkheden binnen organisaties, maar brengt onontkombaar veranderingen met zich mee. 

Digitalisering biedt nieuwe mogelijkheden binnen organisaties, maar brengt onontkoombaar veranderingen met zich mee. Werkprocessen worden anders, maar ook bijvoorbeeld de eisen die worden gesteld aan mensen. Een organisatie ‘futureproof’ maken, daar kan niemand tegen zijn. Maar de weg er naartoe is in de praktijk nog niet zo eenvoudig.

Dat geldt ook voor ondersteunende afdelingen. Irene Scholte geeft leiding aan het secretariaat bij Jeugdzorg Nederland, branchevereniging voor organisaties binnen jeugdzorg en jeugdhulp. Vanuit haar positie ziet zij deze ontwikkelingen volop, binnen Jeugdzorg Nederland zelf maar ook bij de secretariaten van de leden. In november vorig jaar initieerde zij daarom genoemde Meet & Greet. Genodigden waren de bestuurssecretariaten van de leden

Irene: “De aanleiding voor deze Meet & Greet was heel simpel kennis en ervaring uitwisselen met mensen waar we al heel lang dagelijks mee samenwerken. Tijdens de eerste ‘save the date’ die we hebben rondgestuurd hebben we gevraagd wat ieders inbreng zou kunnen zijn en welke informatiebehoefte men had. Dat leverde direct een richting op. Er is duidelijk een enorme behoefte aan informatie over hoe je meer gebruik kunt maken van digitaal werken. Hoe kun je dit in je organisatie goed neerzetten en hoe wordt het een succes.”

Een logische behoefte want er is veel gaande binnen Jeugdzorg. “Het werk an sich is veranderd en daar wordt een weg in gezocht. Er zijn veel minder rechttoe rechtaan secretariële taken en inhoudelijk wordt er juist veel meer gevraagd. Een toekomstgericht secretariaat bestaat naar mijn mening uit mensen op HBO niveau. De organisaties zelf binnen Jeugdzorg zijn ook veranderd, door de bezuinigingen en door de transitie naar gemeenten.

Bij alle secretaressebijeenkomsten waar ik kom, komt het onderwerp digitalisering op tafel. Deeloplossingen zijn er genoeg, bijvoorbeeld voor digitaal vergaderen, een systeem voor adressenbeheer of voor verlofadministratie. Iedere organisatie heeft er wel een paar in huis.

Het gaat erom hier op een integrale manier naar te kijken. Al die aspecten bij elkaar pakken en dan dé tool vinden die daar bij hoort. Wat die tool dan zou moeten zijn, zover zijn we nog niet. Binnen diverse afdelingen worden wel initiatieven genomen, maar vooralsnog hobbelen we van deeloplossing naar deeloplossing. We willen graag vooruit maar de werkelijkheid is weerbarstig.

Persoonlijk zie ik zeker het voordeel van de nieuwe ontwikkelingen, voor mijzelf maar ook als leidinggevende van een team. Ik ken ook niemand die écht tegen verandering is. Tijdens de Meet & Greet en ook uit de reacties die we erop kregen, bleek dat iedereen met name zoekende is naar een weg om ermee om te gaan. In de praktijk blijft het lastig om iets nieuws introduceren. Wij hebben bijvoorbeeld geprobeerd het gebruik van OneNote te stimuleren, een enorme ontlasting van je e-mail verkeer. Niemand vindt dat een slecht idee, maar het wil niet echt lukken om het door te voeren.

Volgens mij is het belangrijk hoe vanuit de organisatie veranderingen worden gestimuleerd; er moet een bedrijfscultuur zijn waar veranderingen er gewoon bij horen. Het is al heel prettig als men in ieder geval de bewustwording heeft dat bepaalde stappen wel degelijk voordeel opleveren, voor zichzelf en voor de organisatie. En dat deze stappen vroeg of laat toch gezet zullen worden en dat iedereen dus een keer door de bocht moet.

De Meet & Greet was een succes waar het ging om het uitwisselen van ervaringen. We hebben op ons extranet een platform opgezet waar dit verder kan gaan. We willen ook zeker kijken naar een herhaling van deze bijeenkomst. Hopelijk kan deze plaatsvinden bij een van de leden op locatie, zodat we de organisatie wat meer kunnen delen met anderen. Er is zeker betrokkenheid en er leven veel vragen; we hopen na deze eerste bijeenkomst nog volgende stappen te kunnen zetten. De positieve collegiale contacten vanuit de Meet & Greet kunnen hier zeker een bijdrage aan leveren.”

Aanmelden voor nieuwsbrief

Naam(*)
Ongeldige invoer

E-mail(*)
Ongeldige invoer

Abboneer mij
Ongeldige invoer

Meest gelezen artikel

Meer weten over de SharePoint trainingen?

Heb je belangstelling voor de SharePoint trainingen, of in zijn algemeenheid voor de praktische 'workouts' voor office ondersteuners die Espaz...

Een vraag aan ons?

E-mail(*)
Ongeldige invoer

Vraag(*)
Ongeldige invoer