Espaz On Top Of The Job

Flexibele secretaresse

Branche: Scheepvaart

Een bijzonder internationaal en gerenommeerd bedrijf. De cultuur is nuchter, de sfeer zonder meer plezierig. Geen dag is hetzelfde!

40 uur per week -
Periode: per direct, voor een aantal maanden

De secretaresse werkt ten behoeve van een aantal managers en afdelingsmedewerkers. Het betreft een afwisselende functie met een behoorlijk regelgehalte die bij uitstek geschikt is voor een breed inzetbare professional.

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer; zoveel als mogelijk zelfstandig zaken afhandelen. Beheren van de agenda (maken, voorbereiden en opvolgen van afspraken). Verzorgen van de correspondentie (emails, brieven, faxen, rapportages). Organiseren, voorbereiden en zonodig notuleren van vergaderingen. Opvolgen van actiepunten. Organiseren en regelen van zakenreizen - van A tot Z. Samenstellen van documenten t.b.v. presentaties.

Succesfactoren
MBO+- werk- en denkniveau. Enige jaren relevante ervaring, bij voorkeur opgedaan bij een internationale organisatie. Goede beheersing Nederlands en Engels. Spontaan, enthousiast, gevoel voor humor. Nuchter, stevig in de schoenen. Sterk in communicatie, flexibel in denken en doen. Zelfstandig, meedenkend, uitstekende organisator.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na toezending van hun reactie.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Rotterdam

Secretaresse; sterk administratief onderlegd

Branche: Farmacie

Een grote speler binnen de branche, vertakkingen wereldwijd. Focus ligt op vernieuwing, grenzen verleggen en betrokken ondernemerschap. Een weinig hierarchische en respectvolle bedrijfscultuur, waarbinnen eenieder zich bewust is van zijn of haar aandeel in het behalen van de doelstellingen.

- 40 uur per week -
Periode: medio juni, voor een periode van 8 maanden

De secretaresse maakt onderdeel uit van een afdeling die toeziet op de juiste handhaving van branchegebonden richtlijnen. Met name contractbeheer vormt een speerpunt. De afdeling kent een aantal professionals die binnen teamverband zelfstandig werken. De secretaresse vormt het administratieve middelpunt.

Kerntaken
Postverwerking, emailafhandeling, telefoonbeantwoording. Voeren van de totale administratie die voortvloeit uit de organisatie van bijeenkomsten en opleidingsprogramma's. Verwerken van aanvragen, checken van aangeleverde gegevens, invoeren van informatie in de database, vervaardigen van rapportages, voorbereiden van betalingen, verzorgen van reserveringen. Vervaardigen van contracten, zorgdragen voor ondertekening door diverse partijen en voeren van de contractadministratie.

Succesfactoren
Afgeronde administratief/secretariele opleiding op MBO-niveau. Relevante werkervaring, opgedaan bij een internationale organisatie. Goede beheersing Nederlands en Engels. Open, vriendelijk persoon, prettig assertief. Humor, servicegericht, teamplayer. Zeer accuraat en gestructureerd. Proactief, zelfstandig, flexibel.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na toezending van hun reactie.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Utrecht

Eigentijdse HR-assistant

Branche: Detailhandel

Een product op het toppunt van lifestyle waarvan - in ieder geval - elke vrouw hebberig wordt; luxe accessoires met een geheel eigen identiteit. Een beetje om van te smullen. Dit alles binnen een eigentijdse, gedreven organisatie met een open cultuur en een hecht team.

- 40 uur per week -
minder uren is niet mogelijk

De HR-assistant ondersteunt de HR-adviseur en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de dagelijkse HR-werkzaamheden. De samenwerking is hecht en kent een duidelijke scheiding in verantwoordelijkheden. Het takenpakket is binnen de HR-focus breed en vraagt om goede planning skills en een grote mate van betrokkenheid. Een pareltje van een job!

Kerntaken
Vormen van het aanspreekpunt voor in- en extern. Beantwoorden van vragen en verstrekken van informatie. Verrichten van ondersteunende werkzaamheden op het gebied van instroom, doorstroom en uitstroom waaronder valt betrokkenheid op het gebied van werving en selectie, arbeidsvoorwaarden, opleiding en ontwikkeling. Verwerken van personeels- en salarismutaties, registreren van ziekteverzuim. Bewaken en opvolgen van gemaakte afspraken, bewaken van deadlines en planningen. Coordineren van HR-processen.

Succesfactoren
Afgeronde MBO-opleiding (maximaal!), secretariele achtergrond, enige jaren ervaring in een soortgelijke functie en derhalve bekend met HR (gerelateerde) zaken. Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Open persoon, vlot en eigentijds. Communicatief vaardig, sterke organisator. Flexibel, zelstandig, sterk servicegericht. Discreet en accuraat. De ambitie hebben een uitstekende HR-ondersteuner te zijn en blijven; niet op de stoel van de adviseur willen zitten.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na toezending van hun reactie.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Amsterdam

Stijlvolle, kwaliteitsgevoelige secretaresse

Branche: Consultancy

Een grote, internationale advies-organisatie met een focus op opdachtgevers in de top van de markt. Dynamiek en fun worden goed in evenwicht gehouden met traditie, zakelijkheid en professionaliteit. Een omgeving waar iets te leren valt!

- 32 tot 40 uur per week -

De secretaresse ondersteunt met een collega-secretaresse de directie en een team van consultants. Gezamenlijk wordt gewerkt aan projecten in binnen- en buitenland. De secretaressen vormen de spil van de organisatie en daarmee de stabiele thuisbasis. De functie kent een hoog regelgehalte.

Kerntaken
Afhandelen van het telefoonverkeer; vormen van het eerste aanspreekpunt. Ontvangen van bezoekers. Beheren van de agenda's. Verzorgen van de (email)correspondentie en mailings. Maken van presentaties (het betere werk!). Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen. Beheren van het managementinformatiesysteem. Organiseren van marketing evenementen - van A tot Z, optreden als gastvrouw ( 's-avonds op een doordeweekse dag). Verzorgen van mailings, vervaardigen van promotiemateriaal. Coordineren van sponsoraanvragen. Regelen van reizen en reisfaciliteiten. Vormen van het aanspreekpunt voor allerhande office support zaken. Uitvoeren van HR-gerelateerde activiteiten waaronder deelnemen aan recruitment evenementen. Voeren van het office management.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresseopleiding, aantoonbaar HBO werk- en denkniveau. Meerjarige ervaring in een soortgelijke functie, opgedaan binnen een gerenomeerde, internationale organisatie met hoge kwaliteitstandaards. Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift. Bovengemiddeld vaardig op het gebied van automatisering. Representatief, stijlvol visitekaartje van de organisatie. Gastvrij, servicegericht. Communicatief sterk, mondig. Sterk proactief en zelfstandig. Zich verantwoordelijk willen en durven voelen voor zaken. Stressbestendig en geen 9 tot 5 mentaliteit.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na toezending van hun reactie.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Amsterdam

Ervaren secretaresse advocatuur

Branche: Advocatuur

Een eigentijdse organisatie met veel kennis in huis! Vestigingen in heel Europa. Een professionele cultuur, klant- en resultaatgericht, een zeer representatieve werkomgeving.

- 40 uur per week -
36 uur is bespreekbaar (1x in de 2 weken 1 dag vrij)

De secretaresse vormt de rechterhand van een partner-advocaat en zijn teamleden en vormt de logistieke spil. De partner is een charismatische heer die weet wat hij wil. En niet wil! De eisen die hij stelt aan zichzelf en aan anderen zijn hoog. Weten wat er speelt, proactief handelen en zaken tot in de puntjes regelen - daarin ligt de succesformule. Een job die een professional vereist die uitblinkt in vakkennis en sociale vaardigheden.

Kerntaken
Verzorgen van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer. Beheren van de agenda (complex). Verzorgen van de (email)correspondentie, uitwerken van stukken op basis van dictaat. Verwerken van uren en vervaardigen van declaraties. Voorbereiden van stukken, opvolgen van gemaakte afspraken. Afhandelen van allerhande regelzaken die voortvloeien uit het werkveld van de partner.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresseopleiding, ruime ervaring als secretaresse binnen de advocatuur. Goede beheersing Nederlands en Engels. Volwassen persoon met gevoel voor humor. Stevig in de schoenen, goed kunnen relativeren. Zeer stressbestendig en flexibel. Kwaliteitgericht, accuraat en discreet.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na toezending van hun reactie.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Amsterdam

Secretaresse met projectervaring

Branche: Advies

Bedrijfsmatige advisering voor een specifieke doelgroep. Dat is de corebusiness van onze opdrachtgever. De bedrijfscultuur kenmerkt zich door formele contacten naar buiten, teamwork binnen en kwaliteit als rode draad in de dienstverlening.

- 40 uur per week -

De secretaresse ondersteunt een manager en zijn team. De teamleden zijn veelal extern; door middel van email en telefoon wordt intensief contact met hen gehouden. Gewerkt wordt in diverse projecten die zich in verschillende fases bevinden; het ene project start, het andere bereikt het moment van oplevering.

Kerntaken
Verwerken van binnenkomende en uitgaande post. Voeren van het agendabeheer, regelen van het telefoonverkeer. Zelfstandig verzorgen van correspondentie. Organiseren van teambijeenkomsten van educatieve of meer sociale aard. Regelen van reizen en reisfaciliteiten. Verwerken van urenregistraties en declaraties. Maken en bewaken van planningen, vervaardigen van diverse rapportages. Vormen van het eerste aanspreekpunt voor het team.

Succesfactoren
MBO-opleiding in een secretariele richting. Enige jaren ervaring als secretaresse in een projectomgeving binnen een grote organisatie. Goede beheersing Nederlands en Engels. RepresentatiefVlot, open persoon, makkelijk benaderbaar. Prettig assertief, sterk servicegericht, stressbestendig. Goede organisator en planner. Niet bang teamleden aan te spreken op gemaakte afspraken.

Salarisindicatie (ft)
Salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring; maximaal € 2450,- bruto per maand.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Rotterdam

Assistant met pit en projectervaring

Branche: Advies

Onze opdrachtgever is een gerenomeerde adviesorganisatie op het gebied van educatie. Men staat midden in de maatschappij en is volop in beweging. De sfeer is informeel, er wordt hard gewerkt in een prettige ambiance.

- 40 uur per week -
(minder uren werken is niet mogelijk)

De assistant levert secretariele en organisatorische ondersteuning aan een team van professionals. Jonge, eigentijdse mensen met een academische achtergrond. In de functie komen veel communicatielijnen samen. Het werkaanbod is fors en bij uitstek geschikt voor een kandidaat die graag de handen uit de mouwen steekt en wel houdt van een beetje afwisseling!

Kerntaken
Onderhouden van contact, in- en extern. Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen. Notuleren en maken van verslagen (vergaderingen vinden binnen en buiten de organisatie plaats). Behandelen van (email)correspondentie. Verwerken van gegevens en redigeren van teksten, leveren van bijdragen aan (interne) publicaties. Ondersteunen bij de uitvoering van onderzoeken. Maken en bewaken van planningen, vervaardigen van rapportages. Betrokken bij verschillende projecten. Afhandelen van allerhande ad-hoc zaken.

Succesfactoren
Succesvol afgeronde HBO-opleiding (must!), minimaal vijf jaar ervaring op het gebied van ondersteuning. Ervaring in projectmatig werken. Uitstekende beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk (makkelijke pen). Spontaan persoon met een positieve grondhouding. Gedreven, betrokken, verantwoordelijk. Energiek, toekomstgericht, meedenker. Communicatief sterk, proactief en resultaatgericht. Sterk servicegericht en flexibel. Zelfkritisch.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Den Haag

Secretaresse Raad van Bestuur

Branche: Zorg

Onze opdrachtgever is een zorginstelling met een duidelijke visie en vastberadenheid. Men is sterk in beweging en staat midden in de maatschappij. De sfeer is informeel, de deuren staan open. Er wordt hard gewerkt in een collegiale sfeer.

- 36 uur per week -
(1 middag vrij, bij voorkeur vrijdag)

De secretaresse ondersteunt samen met een vakgenote de Raad van Bestuur. Een vriendelijke heer die zich makkelijk door zijn secretaresse laat sturen en een dame die alle ruimte geeft als het vertrouwen eenmaal is gewonnen. De werkplek wordt gedeeld met een collegasecretaresse die dolblij is dat er versterking komt. De functie is afwisselend, geen dag is hetzelfde. De hectiek is groot en vraagt om een kandidaat die stevig in de schoenen staat.

Kerntaken
Coordineren van de werkzaamheden op het secretariaat. Verwerken van de post. Afhandelen van het telefoonverkeer. Onderhouden van contact met partijen, binnen en buiten de organisatie. Vormen van het eerste aanspreekpunt. Beheren van de agenda; plannen en maken van afspraken, voorbereiden van stukken. Verzorgen van correspondentie; zoveel als mogelijk zelfstandig. Plannen van vergaderingen en voorbereiden van vergadermateriaal. Maken van notulen en opvolgen van actiepunten. Beheren van het archief.

Succesfactoren
HBO werk- en denkniveau, afgeronde secretaresseopleiding. Evenwichtig opgebouwd CV, recente ervaring als secretaresse Raad van Bestuur in een complexe en veranderende organisatie, daarnaast; ervaring als secretaresse binnen de zorgsector. Carriereniveau: medior. Uitstekende beheersing Nederlands, in woord en geschrift. Ruime notuleerervaring. Vlot, open en vriendelijk persoon. Volwassen en evenwichtig. Op kunnen treden als sparringpartner. Duidelijk en helder in communicaie, kei in het regelen en organiseren van zaken. Gevoel voor verhoudingen, discreet en integer. Zelfstandig werkend, doch onderdeel willen en kunnen uitmaken van een team. Goed in het behouden van overzicht en het stellen van prioriteiten. Gevoel voor humor.

Salarisindicatie (ft)
Salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring; maximaal € 3200,- bruto per maand.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Den Haag

Klantgerichte secretaresse

Branche: Brancheorganisatie

Een breed pakket van producten en diensten voor een specifieke beroepsgroep. Belangenbehartiging en informatievoorziening, alsmede zorgdragen voor een constante kwaliteit. Dat zijn de uitdagingen van deze opdrachtgever. De sfeer is zonder meer prima. Intern informeel, naar buiten toe een stuk formeler.

- 30 uur per week -
verdeeld over 4 dagen (niet op vrijdag vrij)

De secretaresse vormt een team met twee vakgenoten en ondersteunt een aantal juristen die op hun beurt leden adviseren. De juiste kandidaat wordt met open armen ontvangen.

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer. Beheren van de agenda. Afhandelen van klachten (schriftelijk) en verzorgen van de correspondentie. Voeren van de administratie, voortvloeiend uit het contact met de leden. Afhandelen van allerhande ad-hoc zaken.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresseopleiding, ervaring bij voorkeur opgedaan binnen de juridische dienstverlening. Uitstekende beheersing Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Actief, open persoon, communicatief sterk. Zelfstandig, accuraat, gericht op het leveren van kwaliteit. Klantgericht en flexibel.

Salarisindicatie (ft)
Salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring; maximaal € 2200,- bruto per maand.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Den Haag

Ervaren management assistant

Branche: Finance

Onze opdrachtgever is een internationale organisatie met een reputatie op het gebied van professionaliteit en kwaliteit. Zaken zijn uitstekend geregeld.

- 40 uur per week -
(1x in de 2 weken 1 dag vrij is bespreekbaar)

De management assistant is de rechterhand van een vrouwelijke managing director. Een eigentijdse, stijlvolle dame met een hoog werktempo die intensief gebruik maakt van digitale media. Haar werkveld is grensoverschrijdend. De eisen die zij aan zichzelf stelt zijn hoog, haar verwachtingen ten aanzien van ondersteuning idem dito. Een baan die op het lijf geschreven is van een doorgewinterde assistant wiens middle name "meedenker" is.

Kerntaken
Vormen van het eerste aanspreekpunt tussen de managing director, haar team en haar externe contacten. Dit op basis van telefonisch contact, emailverwerking en agendabeheer. Voeren van correspondentie, signaleren en bewaken van actiepunten. Zorgdragen voor uitvoering hiervan door derden. Vervaardigen van presentaties, regelen van reizen en reisfaciliteiten. Plannen en coordineren van allerhande acties. Uitvoeren van diverse ad-hoc zaken.

Succesfactoren
Afgeronde (directie)secretaresseopleiding, ruime ervaring als directiesecretaresse/management assistant binnen een grote, internationale organisatie. Vloeiend in Nederlands en Engels - zowel mondeling als schriftelijk, waarbij geldt dat kennis van overige talen een pre is. Zeer vaardig op het gebied van automatisering. Representatief persoon zowel in presentatie als communicatie; het visitekaartje vormen van de organisatie. Integer en discreet. Teamplayer met een grote mate van zelfstandigheid. Verantwoordelijk durven zijn en beslissingen kunnen nemen. Sterke organisator, efficient en flexibel in denken en doen. Snelle denker.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht. De toelichting bij de reactie en het CV dienen in het Engels te worden aangeleverd.

Bovengenoemde vacature is m/v

Regio: Rotterdam

Teamleider secretariaat

Branche: Belangenbehartiging

Onze opdrachtgever - met diverse vestigingen in Nederland - zet zich in voor de belangen van werknemers in diverse beroepsgroepen. Men is expert op het gebied van werk en inkomen. Men richt zich vooral op vernieuwing en groei. Groei van het aantal leden, groei van de organisatie en groei van de eigen medewerkers.

- 36 uur per week -

Leidinggeven aan een secretariaat van zeven personen, daar gaat het om in deze functie. Aansturen vanuit de rol van meewerkend voorvrouw of -man. Lijnen uitzetten, begeleiden, enthousiasmeren en motiveren - het vormt allemaal onderdeel van deze veelzijdige job. De teamleider vormt de vraagbaak van de organisatie en heeft de touwtjes op een prettige manier, stevig in handen.

Kerntaken
Vormen van het eerste aanspreekpunt voor de interne organisatie op het gebied van secretariele ondersteuning en het office management. Bewaken en coordineren van de workload binnen het secretariaat. Afstemmen van de werkzaamheden met andere afdelingen. Signaleren van knelpunten en oplossen van problemen. Bewaken van de kwaliteit. Stroomlijnen van de werkprocessen. Deelnemen aan diverse overleg- en samenwerkingsvormen. Vervaardigen van managementinformatie. Mede uitvoering geven aan de organisatie van acties en bijeenkomsten. Ondersteunen van het secretariaat bij de uitvoering van de operationele taken. Motiveren en coachen van medewerkers.

Succesfactoren
Afgeronde HBO-opleiding, aangevuld met meerjarige ervaring in een soortgelijke functie. Administratief/secretarieel goed onderlegd. Open persoon, evenwichtig en volwassen. Natuurlijk leider, positieve grondhouding, prettig zakelijk ingesteld. Mens- en doelgericht. Flexibel in denken en doen. Teamplayer, bouwer, integer. In staat een team boven zichzelf te laten uitstijgen.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen.Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde vacature is m/v

Regio: Arnhem

Secretaresse advocatuur; meertalig

Branche: Advocatuur

Een wereldwijd vertakte organisatie waar klantgerichtheid hoog in het vaandel staat. Externe contacten verlopen op formele wijze, intern is het informele karakter herkenbaar. Eenieder, ongeacht de functie, werkt met een grote mate van zelfstandigheid.

- 40 uur per week -

De secretaresse ondersteunt een team van advocaten die zijn gespecialiseerd in internationaal recht. Het team staat onder leiding van een partner. Een gedreven heer bij wie de grenzen tussen werktijd en vrije tijd vaak vervagen. Hij is veeleisend, direct in zijn communicatie en simpel gezegd niet altijd de makkelijkste mens op aarde om mee te werken. De gebruiksaanwijzing moet worden bestudeerd en getest. Is de test succesvol gebleken, dan het is het werken met hem ronduit enerverend.

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer. Beheren van de agenda (complex). Uitlezen en printen van de mailbox, verwerken van correspondentie. Vervaardigen van juridische documenten op basis van dictaat (en concept). Kopieren en distribueren van stukken. Beheren van dossiers; zowel digitaal als in papierenvorm. Notuleren van klantbezoeken (incidenteel in de avonduren).

Succesfactoren
Afgeronde secretaresseopleiding, ervaring binnen de advocatuur (aan de kant van ondernemings- of bestuursrecht). Uitstekende beheersing Nederlands, Engels en Frans (in woord en geschrift). Vaardig in Duits (mondeling) is een pre. Volwassen persoon die het hoofd koel weet te houden onder alle omstandigheden. Positief ingesteld, flexibel, servicegericht. Gevoel voor verhoudingen, groot incasseringsvermogen, gevoel voor humor.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Amsterdam

Nuchtere secretaresse voor topteam

Branche: Dienstverlening

Onze opdrachtgever voert een uniek product. Hard werken, nuchtere communicatie en internationale contacten kenmerken de bedrijfscultuur. Het team is hecht, het enthousiasme groot, werk is meer dan een bron van inkomsten.

- 40 uur per week -

De secretaresse ondersteunt de algemeen directeur en zijn rechterhand, de bedrijfsjurist. Een gelukkig man, die directeur, met zijn TWEE rechterhanden! Een jurist en een secretaresse - wat wil je nog meer? De secretaresse vormt het verlengstuk van de twee heren. Ziet, leest, luistert, signaleert en handelt. Desgevraagd of proactief. Samen vormt men een hecht team. De heren zijn uiteraard verschillend, maar hebben een aantal zaken gemeen. Een grote mate van gedrevenheid, het vermogen snel te schakelen, een directe manier van communiceren en een groot gevoel voor humor. Hun netwerk is groot, heel groot, en vraagt om een professionele, naar buiten gerichte opstelling die is gebaseerd op professionaliteit en nuchterheid. Een bekende Nederlander aan de bel of op de stoep? De benen blijven stevig op de grond! Relativeren en incasseren, het is part of the deal in deze baan. Een job die op het lijf is geschreven van een vakbekwame secretaresse met een grote mate van flexibiliteit en gevoel voor verhoudingen.

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer; eerste contactpunt voor de directie, voor in- en extern. Optreden als gatekeeper, zaken zoveel als mogelijk zelf afhandelen dan wel voorbereiden voor actie. Beheren van de agenda (complex en sterk aan veranderingen onderhevig). Plannen, organiseren en voorbereiden van in- en externe afspraken (voorbereiden van stukken, regelen van locaties met toebehoren). Opvolgen van actiepunten. Verzorgen van de (e-mail)correspondentie. Voorbereiden, organiseren en notuleren van diverse vergaderingen (waaronder directie, RvC en committees). Regelen van reizen en reisfaciliteiten - van A tot Z. Diverse organisatorische en administratieve taken voortvloeiend uit de kerntaken van de directie. Verlenen van ondersteuning in juridische zaken; vervaardigen van stukken, bewaken van termijnen en beheren van dossiers.

Succesfactoren
MBO+ werk- en denkniveau. Afgeronde secretaresseopleiding. Meerjarige werkervaring, opgedaan in een soortgelijke functie bij een dynamisch bedrijf dat in de spotlights staat. Gewend te functioneren binnen het netwerk van de leidinggevende en naar buiten te treden als vertegenwoordiger van de organisatie. Stevige persoonlijkheid, professioneel, representatief. Makkelijk in de omgang, prettig assertief met gevoel voor verhoudingen. Communicatief en sociaal vaardig. Efficient en effectief. Absoluut loyaal en discreet. Flexibel in denken en doen. Verantwoordelijk durven zijn.

Salarisindicatie (ft)
Salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring; maximaal € 2850,- bruto per maand bij indiensttreding.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Rotterdam

Secretaresse marketing communicatie

Branche: Vermogensbeheer

Een vermogensbeheerder die een snelle groei doormaakt. Al meer dan een halve eeuw actief en nog altijd sterk in ontwikkeling. Een informele omgeving vol dynamiek. Er gebeurt wat, in deze club!

- 36 tot 40 uur per week -

Een juweeltje van een baan! Rechterhand van de manager marketing communicatie en ondersteuner van een aantal communicatie-adviseurs. De manager is kwestie is een pittige dame die graag teamt met een rustbrengende professional. De adviseurs zijn uiteraard verschillend, maar hebben gemeen gedrevenheid en enthousiasme. Een job voor wie wel van een beetje actie houdt!

Kerntaken
Verwerken van de post en de (email)correspondentie; zoveel als mogelijk zelfstandig. Afhandelen van het telefoonverkeer, zowel in- als extern, optreden als gatekeeper. Beheren van de agenda; plannen, maken en voorbereiden van afspraken. Opvolgen van actiepunten. Notuleren van vergaderingen en bewaken van de actieopvolging. Vervaardigen van presentaties, organiseren van zakenreizen, optreden als gastvrouw. Organiseren van evenementen.

Succesfactoren
HAVO, aangevuld met een secretaresseopleiding. HBO werk- en denkniveau. Aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie binnen een internationale omgeving. Uitstekende beheersing Nederlands en Engels. Zakelijke presentatie en instelling. Volwassen, enthousiast, communicatief sterk. Gevoel voor verhoudingen, sociaal vaardig. Flexibel, harde werker, pro-actief. Effectief, accuraat, discreet.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Den Haag

Internationale secretaresse

Branche: Scheepvaart

Een speler in de scheepvaartbranche. Een multiculturele organisatie, met een wereldwijde visie en dito werkgebied. Kwaliteit hoog in het vaandel. De klant is koning, of deze nu in Nederland of aan de andere kant van de wereld zijn thuisbasis vindt.

- 36 uur per week -

Een afwisselende functie ter ondersteuning van een team van internationale professionals. Europeanen en Amerikanen met ieder hun eigen aardigheden. Het succes van de job valt met de eigen breng van de secretaresse; er is volop ruimte om ideeen in te brengen en de functie verder vorm te geven.

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer; vormen van het eerste aanspreekpunt. Beheren van de agenda's. Verzorgen van de (email)correspondentie. Onderhouden van contact met juridische partners ter verkrijging van benodigde documenten. Regelen van bezoeken en coordineren van vergaderingen. Verzorgen van in- en externe presentaties. Regelen en voorbereiden van vergaderingen. Opzetten van conference calls. Regelen van reizen en reisfaciliteiten. Bijhouden van de verlofadministratie, beheren van dossiers.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresseopleiding, aangevuld met meerjarige ervaring in een soortgelijke functie opgedaan in een internationale organisatie. Uitstekende beheersing Engels (voertaal) en Nederlands. Stevige persoonlijkheid, rustig, evenwichtig. Empatisch, gevoel voor verhoudingen, tact. Pro-actief, effectief, en absoluut stressbestendig! Gevoel voor commercie.

Bovengenoemde functie = m/v

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Regio: Rotterdam

Ervaren juridisch secretaresse; 24 u/wk

Branche: Advocatuur

Een van de grootste spelers binnen deze branche, internationaal. Professioneel, de goede naam waardig. Inzet en initiatief worden gewaardeerd bij medewerkers in alle functies, ook de ondersteunende.

- 24 uur per week -
Periode: per direct, voor onbepaalde tijd met uitzicht op vast dienstverband
Te werken dagen: woensdag, donderdag en vrijdag

De secretaresse ondersteunt een team van drie advocaten; een partner, een advocaat en een stagiair varierend in leeftijd van 20 tot 50. De werkzaamheden worden met een grote mate van zelfstandigheid verricht. De secretaresse wordt gezien als 'terugvalpunt' voor alle logistieke acties.

Kerntaken
Ondersteunen dagelijkse gang van zaken in algemene secretariele zin. Afhandelen post en emailverkeer, optreden als eerste aanspreekpunt, zaken op de rit zetten en acties voorbereiden.Verzorgen van correspondentie en documenten o.a. op basis van dictaat. Agendabeheer, signaleren van deadlines, bewaken goed verloop van acties. Dossier- en archiefbeheer. Diverse administratieve taken bijvoorbeeld op het gebied van urendeclaraties.

Succesfactoren
HAVO, aangevuld met een secretaresseopleiding en ruime ervaring in de advocatuur. Uitstekende beheersing Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Communicatief vaardig en taalkundig sterk. Gewend in te springen en zich de materie snel eigen te maken. Servicegericht, flexibel, snel en accuraat.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Rotterdam

Secretaresse notariaat; 32 uur per week

Branche: Advocatuur

-32 uur per week-

Ondersteuning bieden aan een drietal medewerkers; 2 kandidaat-notarissen en een notaris (partner). Dit in samenwerking met een collega-secretaresse. Een pittige job met een hoge werkdruk.

Kerntaken
Verwerken (uittypen, redigeren, layout verzorgen) van concepten of ingesproken tekst, dit in het Nederlands en het Engels. Zelfstandig verzorgen correspondentie en afhandelen telefoonverkeer, in Nederlands en Engels. Waar mogelijk oppakken actiepunten. Beheer archief en dossiers. Voorbereiden en organiseren bijeenkomsten. Verzorgen standaard akten. Collationeren van akten en passeerklaar maken van stukken. Opvragen relevante stukken voor dossiers. Bewaken van afspraken en planningen.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresse-opleiding, ca. 2 jaar ervaring in een advocatenkantoor. Uitstekende beheersing Nederlands (ABN) en Engels. Kennis van MS Office en van de secretariele werkprocessen. Stressbestendig, teamplayer, zelfstandig en dienstverlenend. Accuraat en discreet.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Amsterdam

Ervaren secretaresse advocatuur

Branche: Advocatuur

- 40 uur per week -
(32 uur is bespreekbaar)

Een prima job voor wie het klappen van de zweep in de juridische wereld (nog beter) wil leren kennen. Allround taken en veel diverse contacten. Spilfunctie binnen een gespecialiseerde afdeling.

Kerntaken
Brede secretariele ondersteuning; afhandelen telefoonverkeer (eerste aanspreekpunt zijn), filteren post en email, voeren van correspondentie, uitwerken van concepten. Agendabeheer, efficient time management. Ontvangen van gasten. Diverse administratieve taken, dossierbeheer, archiveren. Bewaken voortgang van de diverse acties.Routinematige zaken zelfstandig oppakken, waar nodig voeren van overleg en proactief zaken kunnen inbrengen.

Succesfactoren
Afgeronde MBO-opleiding, enige ervaring als secretaresse (binnen de advocatuur is een grote pre). Goede beheersing Nederlands en Engels in woord en geschrift. Vaardig in het gebruik van MS Office. Proactief, accuraat, integer. Klantgericht en collegiaal.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Den Haag

Secretaresse communicatie 32 tot 40 uur pw

Branche: Belangenbehartiging

Belangenbehartiging in een succesvolle tak van sport. Ten behoeve van internationale en grote bedrijven. Een informele sfeer, open communicatie. Een transparante werkomgeving.

- 32 tot 40 uur per week -

Een leuke secretariele job in een zeer transparante, informele omgeving waar veel gebeurt. Betreffende afdeling houdt zich bezig met beleid, advies, publicaties en evenementen op het vakgebied Communicatie. Het hoofd van deze afdeling is een prettige leidinggevende om voor en mee te werken, duidelijk en empathisch. Een dame die sinds begin dit jaar werkzaam is in deze functie en die in haar secretaresse een sparring-partner zoekt om verder vorm en inhoud te geven aan de ondersteunende werkprocessen.

Kerntaken
Afhandeling telefoonverkeer, eerste aanspreekpunt voor de zaken die spelen. Afhandelen post en e-mailverkeer, agendabeheer, zelfstandig vervaardigen correspondentie. Verzorgen van mailings. Organiseren en notuleren vergaderingen en regionale bijeenkomsten, ondersteuning bij de organisatie van grote evenementen. Actieve rol in het signaleren van actuele en relevante onderwerpen in pers en media. Archiefbeheer.

Succesfactoren
HBO werk- en denkniveau, afgeronde secretariele opleiding, uitstekende kennis Nederlands en Engels in woord en geschrift. Meerdere jaren vergelijkbare werkervaring. Representatief, zelfstandig en initiatiefrijk, positief ingesteld, veelzijdige teamplayer. Salarisindicatie maximaal € 2600,- bruto per maand.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Den Haag

Pro-actieve directiesecretaresse

Branche: Finance

Onze opdrachtgever is een multinational met als speelveld de financiele wereld.

- 32 tot 40 uur per week -

Samenwerken met een dynamische director die open is in zijn communicatie. Een positief kritische heer die de neiging heeft voor de troepen uit te lopen en werkt met een ietwat chaotische inslag. Een ware uitdaging voor een secretaresse! Bewaken, signaleren, sturen, meedenken. En niet in de laatste plaats; structureren!

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Beantwoorden van het in- en externe telefoonverkeer. Beheren van de agenda (complex). Verzorgen van de correspondentie, behandelen van de in- en uitgaande emails. Opteden als aanspreekpunt voor in- en extern, nationaal en internationaal. Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen. Opvolgen van actiepunten. Uitwerken en redigeren van teksten. Vervaardigen van presentaties. Organiseren van diverse bijeenkomsten.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresse-opleiding, HBO werk- en denkniveau. Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels. Meerjarige ervaring in een soortgelijke functie - bij voorkeur opgedaan binnen het werkveld van finance. Representatief, dienstverlenend, teamplayer. Flexibel, in staat zich de materie snel eigen te maken. Zelfstandig en pro-actief. Accuraat, kwaliteitsgevoelig, servicegericht. Humor!

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Den Haag

Ervaren secretaresse notariaat

Branche: Notariaat

Onze opdrachtgever is een gerenommeerd kantoor van advocaten en notarissen dat bekend staat om het hoge kwaliteitsniveau - op alle fronten. Zaken zijn uitstekend geregeld.

- 40 uur per week -

De secretaresse ondersteunt een notaris en een kandidaat-notaris. Beiden zijn ervaren professionals met een duidelijke focus op de inhoud. Nauw wordt samengewerkt met collega-secretaressen van wie incidenteel taken worden overgenomen.

Kerntaken
Verwerken van de binnenkomende en uitgaande post. Afhandelen van het telefoonverkeer. Beheren van de agenda; maken en voorbereiden van afspraken. Uitwerken van correspondentie; emails, brieven, notities, aktes en afhandelen van allerhande regelzaken die uit de passering hiervan voortvloeien. Verwerken van (uren)declaraties. Ontvangen van bezoekers.

Succesfactoren
Afgeronde secretaresseopleiding, vooraf gegaan door HAVO of hoger. Meerjarige ervaring als secretaresse notariaat is een must. Goede beheersing Nederlands en Engels. Frans wordt incidenteel gebruikt - voornamelijk mondeling. Evenwichtige persoon met een hoog stresslevel. Efficient, snel en accuraat. Zelfstandig en gestructureerd. Eigen vervoer is een must.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie = m/v

Regio: Amsterdam

Secretarieel assistent binnendienst

Branche: Handel

Een nuchtere organisatie met een eigentijds product. Een kleine club, informeel. snelgroeiend en internationaal.

- 40 uur per week -
Periode: 30 mei t/m 21 juni 2012

Een afwisselende baan; ondersteunen van de directie en de buitendienst in secretariele en commerciele zin. Allerhande zaken worden opgepakt, van groot tot klein, van ingewikkeld tot simpel. Een baan voor een echte aanpakker die graag meedenkt en de klus klaart.

Kerntaken
Vormen van het eerste contactpunt voor klanten; verstrekken van informatie, beantwoorden van vragen. Dit gebeurt zowel telefonisch als per email. Vervaardigen van rapportages. Secretarieel ondersteunen van de directie, met als belangrijkste taken het verzamelen van informatie, voeren van correspondentie en het voorbereiden van documenten.

Succesfactoren
MBO werk- en denkniveau. Relevante commercieel/administratieve ervaring, opgedaan in een hectische werkomgeving waar vaak snel en ad hoc geschakeld wordt. Uitstekende beheersing Nederlands en Engels. Vaardig in Duits Ondernemende persoonlijkheid, open en gedreven. Makkelijk in de omgang, flexibel. Zelfstandig en verantwoordelijk.

Salarisindicatie (ft)
Salaris afhankelijk van leeftijd en ervaring; maximaal € 2300,- bruto per maand.

Uitsluitend sollicitaties van kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen worden in behandeling genomen. Zij ontvangen een respons binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht.

Bovengenoemde functie is m/v

Regio: Rotterdam

Espaz On Top Of The Job

Flexibele secretaresse

40 uur per week -Periode: per direct, voor een aantal maanden

Secretaresse; sterk administratief onderlegd

- 40 uur per week - Periode: medio juni, voor een periode van 8 maanden

Eigentijdse HR-assistant

- 40 uur per week -minder uren is niet mogelijk

Stijlvolle, kwaliteitsgevoelige secretaresse

- 32 tot 40 uur per week -

Ervaren secretaresse advocatuur

- 40 uur per week - 36 uur is bespreekbaar (1x in de 2 weken 1 dag vrij)

Secretaresse met projectervaring

- 40 uur per week -

Assistant met pit en projectervaring

- 40 uur per week - (minder uren werken is niet mogelijk)

Secretaresse Raad van Bestuur

- 36 uur per week - (1 middag vrij, bij voorkeur vrijdag)

Klantgerichte secretaresse

- 30 uur per week - verdeeld over 4 dagen (niet op vrijdag vrij)

Ervaren management assistant

- 40 uur per week -(1x in de 2 weken 1 dag vrij is bespreekbaar)

Teamleider secretariaat

- 36 uur per week -

Secretaresse advocatuur; meertalig

- 40 uur per week -

Nuchtere secretaresse voor topteam

- 40 uur per week -

Secretaresse marketing communicatie

- 36 tot 40 uur per week -

Internationale secretaresse

- 36 uur per week -

Ervaren juridisch secretaresse; 24 u/wk

- 24 uur per week - Periode: per direct, voor onbepaalde tijd met uitzicht op vast dienstverbandTe werken dagen: woensdag, donderdag en vrijdag

Secretaresse notariaat; 32 uur per week

-32 uur per week-

Ervaren secretaresse advocatuur

- 40 uur per week -(32 uur is bespreekbaar)

Secretaresse communicatie 32 tot 40 uur pw

- 32 tot 40 uur per week -

Pro-actieve directiesecretaresse

- 32 tot 40 uur per week -

Ervaren secretaresse notariaat

- 40 uur per week -

Secretarieel assistent binnendienst

- 40 uur per week -Periode: 30 mei t/m 21 juni 2012

40 uur per week -
Periode: per direct, voor een aantal maanden

- 40 uur per week -
Periode: medio juni, voor een periode van 8 maanden

- 40 uur per week -
minder uren is niet mogelijk

- 40 uur per week -
36 uur is bespreekbaar (1x in de 2 weken 1 dag vrij)

- 40 uur per week -
(minder uren werken is niet mogelijk)

- 36 uur per week -
(1 middag vrij, bij voorkeur vrijdag)

- 30 uur per week -
verdeeld over 4 dagen (niet op vrijdag vrij)

- 40 uur per week -
(1x in de 2 weken 1 dag vrij is bespreekbaar)

- 24 uur per week -
Periode: per direct, voor onbepaalde tijd met uitzicht op vast dienstverband
Te werken dagen: woensdag, donderdag en vrijdag

- 40 uur per week -
(32 uur is bespreekbaar)

- 40 uur per week -
Periode: 30 mei t/m 21 juni 2012